Les heures de délégation

1. Volume des heures de délégation

1.1 Tableau récapitulatif des nouvelles heures de délégation

1.2 Un volume d’heures négociable

Le protocole préélectoral peut modifier le nombre de sièges ou le volume des heures individuelles de délégation dès lors que le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, est au moins égal à celui résultant des dispositions légales au regard de l’effectif de l’entreprise

Exemple dans une entreprise dont les effectifs sont compris entre 150 et 174 salariés: Un accord pourra diminuer le nombre mensuel d’heures de délégation à 14 tout en augmentant le nombre d’élus titulaires à 12, le volume global d’heures de délégation s’élevant toujours à 168.

1.3 Augmentation possible du volume des heures en cas de circonstances exceptionnelles

Le nombre d’heures de délégation pour les membres du CSE peut être augmenté en cas de circonstances exceptionnelles. 

Cette notion n’est pas définie par le code du travail.

La Cour de cassation en a donné la définition suivante : « Pour que des circonstances exceptionnelles soient reconnues, il faut qu’elles constituent une activité inhabituelle nécessitant, de la part des représentants, un surcroît de démarches et d’activité débordant le cadre de leurs tâches coutumières en raison, notamment, de la soudaineté de l’événement ou de l’urgence des mesures à prendre. » Arrêt de la Chambre Sociale de la Cour de cassation du 3 juin 1986. N° de pourvoi : 84-94424.

Une crise sanitaire telle que celle liée au Covid19 devrait, selon nous, entrer dans cette définition, tant les interrogations et les besoins de soutien des salariés par leurs représentants dans de telles circonstances se multiplient.

Plus largement, les cas de restructurations avec plan de licenciement à la clé justifient généralement la négociation d’un volume d’heures de délégation supplémentaire.

2. Des heures de délégation pour qui?

L’employeur laisse le temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions :

A chacun des membres titulaires constituant la délégation du personnel du comité social et économique ;

Aux représentants syndicaux au comité social et économique dans les entreprises d’au moins cinq cent un salariés

Aux représentants syndicaux au comité social et économique central d’entreprise dans les entreprises d’au moins cinq cent un salariés dont aucun des établissements distincts n’atteint ce seuil.

2.1 Cas particulier des représentants syndicaux

Le volume d’heures de délégation des représentants syndicaux au comité social et économique dans les entreprises d’au moins cinq cent un salariés et les représentants syndicaux au comité social et économique central dans les entreprises d’au moins cinq cent un salariés, dont aucun des établissements distincts n’atteint ce seuil, est fixé dans les limites d’une durée, qui, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut excéder vingt heures par mois.

2.2 Cas particulier des salariés à temps partiel

Les élus travaillant à temps partiel ont droit au même crédit d’heures que ceux travaillant à temps plein. En aucun cas, le nombre d’heures de délégation ne peut être réduit au prorata du temps de travail.

En revanche, le délégué ne peut, dans ce cas, consacrer plus d’un tiers de son temps de travail à l’exercice de son ou ses mandats.

2.3 Cas particulier des cadres au forfait

 Sauf accord collectif contraire, le crédit d’heures des cadres au forfait jours est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat.

Exemple : un membre du CSE en forfait jours dispose de 24 heures de délégation par mois. Sur l’année, il a donc : 24*12 = 288 heures de délégation par an. Ce crédit d’heures annuel équivaut à 72 demi-journées de délégation (288/4). Les élus en forfait jours bénéficient toujours d’un nombre entier de demi-journées de délégation. Dans tous les cas, s’il reste au salarié moins de 4 heures de délégation, ceci équivaut à une demi-journée.

2.4 Cas particulier des élus au Conseil d’entreprise

Dans certaines entreprises, le code du travail prévoit la possibilité de fusionner le CSE avec la fonction syndicale, ce qui a pour effet de transformer l’instance en conseil d’entreprise.

En plus des prérogatives traditionnelles du CSE, le conseil d’entreprise intègre la fonction de négociation des accords d’entreprise.

A ce titre, les élus du conseil d’entreprise bénéficient d’un crédit d’heures supplémentaires pour participer aux négociations sur les salaires ou l’égalité professionnelle entre les femmes et le hommes, par exemple.

A défaut d’accord spécifique, chaque élu du Conseil d’entreprise participant à une négociation dispose d’un nombre d’heures de délégation qui s’ajoute aux heures de délégation dont il bénéficie déjà en application des règles fixées pour le CSE.

Cette durée ne peut être inférieure à :

12 heures par mois dans les entreprises jusqu’à 149 salariés ;

18 heures par mois dans les entreprises de 150 à 499 salariés ;

24 heures par mois dans les entreprises d’au moins 500 salariés.

1. La libre utilisation des heures de délégation

Les heures de délégation peuvent être employées librement, à l’intérieur comme à l’extérieur de la structure, à condition qu’elles le soient pour une activité conforme à l’objet du mandat et sans que cela ne gêne de façon importante l’accomplissement du travail des autres salariés. En outre, le représentant du personnel est libre d’utiliser son crédit d’heures en une ou plusieurs fois, par fraction d’heures ou de minutes, en fonction des besoins découlant du mandat.

1.1 Pas d’autorisation préalable

En vue d’assurer le bon fonctionnement de l’activité, en particulier le remplacement du personnel « en délégation », l’employeur peut exiger d’être informé avant que celui-ci ne s’absente de son poste pour utiliser son crédit d’heures. 

Attention, il ne peut s’agir que d’une simple information et non d’une demande d’autorisation d’absence.

L’usage, par les délégués du personnel au CSE, du crédit d’heures destiné à l’exercice de leurs fonctions ne saurait faire l’objet d’un contrôle préalable de la part de l’employeur.

En revanche, afin de mieux contrôler le volume des heures utilisées par les membres du comité, l’employeur peut décider de mettre en place un système de bons de délégation, après consultation du CSE et des organisation syndicales présentes dans l’entreprise. 

Ces bons de délégation sont délivrés sur simple demande de l’élu et ne peuvent constituer une autorisation préalable de départ en délégation. 

En outre, les bons de délégation ne peuvent pas comporter de mention du motif précis du départ en délégation.

1.2 Pas de délai de prévenance

Par ailleurs, il n’existe pas de délai légal de prévenance. Le délai de prévenance peut être très court si la prise d’heures de délégation n’est pas susceptible de nuire au bon fonctionnement de l’atelier ou du service.

En théorie, une information de dernière minute n’est pas abusive, sauf si son caractère soudain est injustifié et de nature à nuire à l’organisation du travail

On remarquera que le règlement intérieur peut utilement régler cette question du délai de prévenance en instaurant une distinction entre les absences prévisibles et les impératifs de dernière minutes

En tout état de cause, la jurisprudence invite les entreprises à adapter la charge de travail des élus pour tenir compte des contraintes liées à l’exercice de leur mandat.

1.3 Libre utilisation pendant ou en dehors des heures de travail

Il n’y a pas obligatoirement de corrélation entre l’utilisation des heures de délégation et les horaires de travail : dès lors que les nécessités du mandat le justifient, le crédit d’heures peut être utilisé en dehors de l’horaire normal de travail.

C’est le cas, par exemple, pour un élu travaillant de nuit et souhaitant rencontrer des salariés en journée.

Les heures de délégation utilisées hors du temps de travail doivent toutefois respecter la réglementation sur sa durée maximale ainsi que le repos quotidien et hebdomadaire.

1.4 Continuité du mandat pendant une période de suspension du contrat de travail

La jurisprudence considère que la suspension du contrat de travail n’emporte pas celle du mandat. Le représentant du personnel peut ainsi utiliser son crédit d’heures durant ses congés payés, un arrêt maladie, une absence, une grève, en cas de dispense de préavis et même à l’occasion d’une mise à pied disciplinaire ou conservatoire.

Pendant ces périodes, le salarié devra toujours être convoqué par l’employeur à toutes les réunions périodiques de l’institution représentative à laquelle il appartient.

2. Un volume d’heures collectif

Les membres titulaires de la délégation au CSE peuvent, chaque mois, répartir, entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent.

Cette répartition ne peut conduire l’un des membres à disposer dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont bénéfice un membre titulaire.

Les membres titulaires informent, par écrit, l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.

Ce document doit préciser l’identité des membres concernés ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

3. Décompte des heures de délégation

3.1 Les temps de réunion sur convocation de l’employeur

Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur est de plein droit considéré comme du temps de travail effectif et n’est pas déduit du volume d’heures de délégation.

Toutefois, des dispositions spécifiques s’appliquent pour les entreprises de 300 salariés et plus.

A défaut d’accord d’entreprise, le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique aux réunions  n’est pas déduit des heures de délégation dès lors que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas :
 – 30 heures pour les entreprises de 300 salariés à 1000 salariés ;
 – 60 heures pour les entreprises d’au moins 1000 salariés.

3.2 Le temps passé en commission

3.2.1 Cas général

A défaut d’accord d’entreprise, le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique aux réunions autres que la commission SSCT n’est pas déduit des heures de délégation, dès lors que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas :

30 heures pour les entreprises de 300 salariés à 1000 salariés.

60 heures pour les entreprises d’au moins 1000 salariés.

A noter que cette limitation à proportion du nombre d’heures annuel passé en réunion ne s’applique pas à la commissions SSCT (Voir 3.2.2)

3.2.2 Temps passé en commission SSCT

Le temps passé en commission SSCT dans les entreprises de moins de 300 salariés s’impute sur le temps de délégation, sauf accord plus favorable.

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, Le temps passé aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail est rémunéré comme du temps de travail et n’est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires du CSE.

Ajoutons à cela que ne sont pas non plus déduit du crédit d’heures de délégation:

Le temps passé par les membres du CSE à la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent.

Le temps passé aux enquêtes liées aux accidents graves ou ayant révélé la présence d’un risque grave.

4. Report des heures de délégation

Les heures de délégation non utilisées peuvent être reportées d’un mois sur l’autre, dans la limite de douze mois.

Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe son employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation.

Exemple : dans une entreprise de 110 salariés, un membre du CSE ayant 21 heures mensuelles de délégation pourra reporter sur le mois suivant au maximum 10h30  heures de délégation pour disposer de 31h30 heures mensuelles.

5. Paiement des heures de délégation

 Le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme temps de travail et payé à l’échéance normale.

L’employeur qui entend contester l’utilisation faite des heures de délégation saisit le juge judiciaire.

Le salaire de base est maintenu à 100% (primes comprises).

A noter qu’aucune mention relative aux heures de délégation ne doit apparaître sur la fiche de paie.

Les frais professionnels engendrés par l’exercice du mandat ne sont en revanche pas pris en compte par l’employeur, mais peuvent faire l’objet d’un remboursement par le trésorier du CSE sur les budgets propres au comité.

Lorsqu’un élu prend des heures en dehors de son temps de travail habituel, il pourra se les faire payer en heures supplémentaires, à la condition que ce dépassement de l’horaire habituel de travail soit justifié par les contraintes liées à l’activité de l’entreprise.

Ce sera le cas du travailleur de nuit qui pour rencontrer certains salariés doit revenir en journée.