Règles d’utilisation des budgets du CSE
1.Dépenses relevant du budget social
Les dépenses effectuées sur le budget social sont exclusivement destinées à financer des prestations à caractère social ou culturel non obligatoire et qui ont pour objet d’améliorer les conditions de vie et de travail des salariés et de leur famille.
Ces dépenses comprennent par exemple (Art. R. 2312-35 du code du travail) :
Les « frais de gestion » des prestataires des A.S.C : frais d’achat, frais d’affranchissement, frais liés à la gestion de la billetterie par un prestataire externe. Notons que lorsqu’un logiciel est acheté spécifiquement pour gérer les activités sociales et culturelles, cette dépense doit être portée au compte du budget des A.S.C
Les frais liés à l’adhésion à une association ou encore la quote-part liée aux frais de gestion (1%) des chèques vacances ;
Les prestations pour améliorer des conditions de bien-être, telles que les cantines, les coopératives de consommation, les logements, les jardins ouvriers, les crèches, les colonies de vacances ;
Les dépenses de loisirs ou d’organisation sportive ;
Des formations ou des centres d’apprentissage pour les salariés ;
Des actions pour veiller au bien-être et l’adaptation du salarié dans l’entreprise.
Vous avez bien lu…Tous les frais de gestion liés à l’organisation d’une activité sociale relèvent de la subvention du même nom, et ne peuvent en aucun cas être imputés sur le budget de fonctionnement du comité.
Tout usage contraire constituerait un délit d’abus de confiance et un délit d’entrave au bon fonctionnement du CSE.
2. Qu’est-ce qu’une activité sociale?
Les 5 critères retenus par les tribunaux pour la définition des activités sociales et culturelles
L’activité sociale et culturelle doit :
| Être facultative | Tout ce qui incombe légalement à l’employeur en matière sociale échappe à la gestion du comité. En revanche, les activités sociales mises en place par l’employeur alors qu’il n’a pas d’obligation légale restent du domaine de la responsabilité du comité qui peut, à tout moment, en revendiquer la prise en charge avec les moyens financiers correspondants |
| Viser l’amélioration des conditions de vie et de travail des salariés | Cette notion est très vaste et peut viser par exemple la mise en place d’un restaurant d’entreprise, la participation au financement de titres-restaurants, l’institution des activités éducatives et culturelles (prêt de livres, de CD, service de billetterie, etc.). |
| Concerner prioritairement le personnel de l’entreprise | Le comité doit réserver les activités sociales et culturelles prioritairement aux salariés ou à leur famille. Tous les salariés doivent pouvoir en bénéficier quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrats aidés temps complet et temps partiel). Les salariés en période d’essai ou en préavis doivent également pouvoir bénéficier des activités sociales et culturelles. La notion de famille n’a pas été définie par la loi. Le comité peut ouvrir les droits au conjoint, au concubin, au partenaire d’un pacs, aux ascendants et descendants à charge, etc. Il peut également restreindre son champ d’intervention à certains membres de la famille ou subordonner le bénéfice d’une activité sociale à certaines conditions limitatives telles que l’âge des enfants. Selon les tribunaux, le bénéfice des activités sociales peut également être ouvert aux anciens salariés de l’entreprise. Il peut s’agir de retraités, de préretraités, de salariés licenciés pour motif économique. |
| Être attribuée de manière non discriminatoire | Le comité ne peut pas s’appuyer sur des critères par nature discriminatoires comme l’âge, le sexe, l’origine, l’appartenance à une religion ou à un syndicat pour faire varier le montant de sa participation à une activité sociale. Il ne peut pas exclure une catégorie du personnel du bénéfice d’une activité sociale. En revanche, il peut moduler les prestations en fonction de la situation des bénéficiaires (revenus du salarié, nombre d’enfants à charge, quotient familial) |
| Être non rémunératoire | L’activité ne peut en aucun cas se substituer à du salaire et ne doit pas être la contrepartie d’un travail |
1. Dépenses liées au fonctionnement du CSE
Le budget de fonctionnement permet couvrir les :
Dépenses liées au fonctionnement du comité d’entreprise : fournitures, papeterie, frais d’abonnement et de communications téléphoniques, les frais de déplacement des membres du comité hors réunion organisée à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité des membres du comité et hors déplacement réalisés pour les A.S.C, acquisition de matériel, frais de documentation en relation avec la fonction d’élu,
Dépenses pour employer du personnel par le comité pour faciliter l’exercice de ses attributions économiques. Si un salarié du comité passe 50 % de son temps à recevoir les salariés pour les activités socioculturelles et 50 % de son temps à du travail administratif (comptabilité, classement, secrétariat des réunions, etc.), son salaire devra être affecté pour moitié au budget des A.S.C. et pour moitié au budget des A.E.P.
Dépenses de communication auprès des salariés : réunions des salariés sur un thème d’actualité dans l’entreprise, journal du comité, présentation des budgets…
Dépenses liées à la réalisation d’étude et à des expertises : enquête d’opinion, audit du fonctionnement interne, règlement intérieur du comité, étude économique sur les marchés de l’entreprise, mise en place d’une mutuelle, avocats et actions judiciaires, etc.
Dépenses liées à la formation des membres du comité nécessaire à l’exercice de leurs prérogatives : formation, dépenses de transport et d’hébergement. Dépenses pour financer la formation des délégués syndicaux de l’entreprise.
2. Pas un centime du budget de fonctionnement pour le social
Pas un centime du budget de fonctionnement (hormis les cas de transferts autorisés-Voir article sur les tranferts) ne peut servir à financer une activité sociale.
Toute utilisation contraire constitue un délit d’entrave au bon fonctionnement du CSE, et surtout un délit d’abus de confiance puni de 3 ans d’emprisonnement et de 375 000 € d’amende.
Il est important de ne pas céder aux sirènes de certains prestataires d’activités sociales qui tentent constamment de convaincre les élus que leurs produits, comme par magie, peuvent être financés sur le budget de fonctionnement. C’est faux! Et cela vous fait prendre un risque pénal.
Au delà du risque pénal, la question relative à la bonne gestion du budget de fonctionnement tient davantage à la réalité des relations sociales dans l’entreprise.
Imaginez que vous soyez un peu trop considéré comme le poil à gratter de l’employeur. En puisant dans le budget de fonctionnement pour financer vos activités sociales, vous lui offrez une occasion de vous attaquer en justice aux fins de discréditer votre équipe.
Peu importe les sommes en jeu, peu importe que vos agissements aient bénéficié directement aux salariés. Le fantasme aidant, il restera aux yeux de l’extérieur que vous avez détourné l’argent du CSE et c’est tout.
Quelques exemples:
Il est interdit de financer des stylos, des sacs, des t-shirts ou tout autre objet de “communication”, même floqués au nom et aux couleurs du CSE pour les offrir aux salariés.
Il est interdit de financer avec le budget de fonctionnement une plateforme internet, même si elle vous permet de mettre en ligne vos PV de réunion et de gérer votre comptabilité, dès lors que son objet principal est d’offrir la possibilité aux salariés d’accéder à des réductions tarifaires en ligne.
S’il arrive que des prestations mélangent des éléments relevant du budget social et du budget de fonctionnement, il conviendra de demander au prestataire d’établir une double facturation, afin de ventiler correctement les dépenses sur les subventions correspondantes.
Que l’on ne vienne pas vous dire que l’URSSAF n’a jamais rien trouvé à redire sur telle ou telle dépense et qu’elle admet de ce fait que cela puisse passer sur le budget de fonctionnement car si elle ne dit rien, si elle ne sanctionne pas, c’est parce que ce n’est pas son rôle. Le rôle de l’URSSAF c’est de contrôler que vos prestations sociales ne justifient pas le paiement de cotisations. C’est tout!
3. Prêt du fonctionnement vers le social
Est-il possible de prêter l’argent du fonctionnement au budget des activités sociales?
Cette question revient fréquemment et mérite une clarification.
Il convient de distinguer “l’avance de trésorerie” et le “prêt“.
Une avance de trésorerie est toujours possible, dès lors qu’elle occasionne un remboursement sur l’exercice comptable du CSE.
Un prêt excédent la durée de l’exercice serait beaucoup plus contestable tant il aurait pour conséquence de priver durablement le comité de sa capacité d’action en matière de défense de l’emploi et des conditions de travail.
1. Un transfert possible mais déconseillé du fonctionnement vers le social
Le code du travail prévoit désormais la possibilité de transférer 10% du reliquat annuel du budget de fonctionnement vers le budget social.
Cette décision ne peut-être prise qu’une fois l’exercice clos et à la majorité des membres titulaires en séance plénière.
Cette décision n’est pas sans risque.
Le CSE a la faculté de faire appel à des experts pour l’aider à rendre des avis en matière économique ou concernant l’impact de certains projets de la direction sur les conditions de travail.
Ces experts sont parfois co-financés par la direction et le CSE sur son budget de fonctionnement.
Ce sera le cas de l’expert désigné dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques (80% à la charge de l’employeur et 20% à la charge du CSE).
C’est également le cas de l’expert désigné dans le cadre d’une procédure d’alerte économique.
Le code du travail stipule que si le CSE n’a pas les moyens avec son budget annuel de financer sa part d’honoraires, c’est l’employeur qui prend l’expertise en charge à 100%.
Mais il est précisé que c’est à la condition que le comité n’ait pas pris la liberté de transférer son reliquat budgétaire éventuel sur les 3 années précédentes et qu’il doit s’engager à ne pas le faire pour les 3 années à venir.
Transférer le reliquat de son budget de fonctionnement vers le budget social fait donc prendre le risque au comité de ne pas pouvoir assumer pleinement sa mission de défense de l’emploi et des conditions de travail.
2. Un transfert à l’intérêt limité
Le code du travail parle de 10% du reliquat annuel.
Il convient ici de remarquer qu’il ne s’agit que du budget annuel et non pas des économies, des placements éventuels, réalisés le comité sur les mandats précédents.
Sachant qu’une majorité de comités ne dispose pas d’un budget annuel supérieur à 8000 €, l’intérêt pour les salariés qui pourraient bénéficier d’une telle opération reste à démontrer.
Prenons l’exemple d’un CSE qui bénéficie d’un budget de 8000 € par an. Admettons qu’il ne le dépense pas au cours de l’exercice 2020. Il lui reste donc 8000 € au 31 décembre 2020. 10% de 8000 € cela représente 800 € à répartir entre tous les salariés au titre des activités sociales. Sur un effectif théorique de 100 personnes, cela ne fait que 8€ par bénéficiaire…
Code du travail : articles L2315-61 à L2315-62
Budget fonctionnement
Code du travail : articles L2312-81 à L2312-84
Budget des activités sociales et culturelles
Utilisation abusive du budget de fonctionnement
En l’espèce, un comité d’entreprise reproche à son prestataire spécialiste de la billetterie en ligne et logiciels de gestion des budgets de lui avoir fait croire, dans le seul but d’obtenir la signature du contrat par la trésorière, que le coût de l’abonnement à la solution du prestataire était imputable au budget de fonctionnement. Le Comité d’entreprise dispose d’un courriel du prestataire lui confirmant que le coût de l’abonnement était imputable au budget de fonctionnement. Considérant que cette dépense s’analyse en une dépense de loisir imputable aux budgets des ASC, le tribunal considère que le comité apporte la preuve, à l’appui d’un mail, que le prestataire a sciemment menti et que ce comportement caractérise un dol qui a eu pour effet de vicier le consentement de l’ancienne trésorière. Par conséquent, le tribunal prononce la nullité du contrat, TI Versailles, 1er février 2019, n°11-18-000014.
Un dol, en droit français des contrats, est une manœuvre d’un cocontractant dans le but de tromper son partenaire et provoquer chez lui une erreur. Il est sanctionné par la nullité du contrat. L’article du code civil prévoit le dol : « Le dol est le fait pour un contractant d’obtenir le consentement de l’autre par des manœuvres ou des mensonges. Constitue également un dol la dissimulation intentionnelle par l’un des contractants d’une information dont il sait le caractère déterminant pour l’autre partie. »