Règles URSSAF
1. Règles applicables aux bons d’achat
Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit 171 € en 2020), ce montant est non assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.
Si ce seuil est dépassé sur l’année civile, il convient de vérifier pour chaque événement ayant donné lieu à l’attribution de bons d’achat, si les trois conditions suivantes sont remplies :
L’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des événements suivants
La naissance, l’adoption,
Le mariage, le pacs,
Le départ à la retraite,
La fête des mères, des pères,
La Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas,
Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
La rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).Par « rentrée scolaire », il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire… peu importe la nature de l’établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage…
Les bénéficiaires doivent être concernés par l’événement. Par exemple, un salarié sans enfant n’est pas concerné par les bons d’achat remis pour la rentrée scolaire, pour le Noël des enfants, ou pour la fête des mères/pères.
L’utilisation du bon doit être en lien avec l’événement pour lequel il est attribué
Le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.
Le bon d’achat ne peut être échangeable contre du carburant ou des produits alimentaires, à l’exception des produits alimentaires courants dits de luxe dont le caractère festif est avéré.
Lorsqu’il est attribué au titre du Noël des enfants, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet événement tels que notamment les jouets, les livres, les disques, les vêtements, les équipements de loisirs ou sportifs.
Lorsqu’il est attribué au titre de la rentrée scolaire, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet événement (fournitures scolaires, livres, vêtements, micro-informatique).
Ainsi, par exemple, un bon d’achat « rentrée scolaire » délivré en décembre pour une rentrée scolaire intervenue en septembre ne peut plus être considéré comme étant en relation avec l’événement rentrée scolaire.
Dans cette hypothèse, la délivrance tardive du bon d’achat a pour effet de faire correspondre le bon d’achat à la scolarité et non à l’événement que constitue la rentrée scolaire. Dans ce cas, le bon d’achat doit être assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.
Son montant doit être conforme aux usages
Un seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale est appliqué par événement et par année civile.
Les bons d’achat sont donc cumulables, par événement, s’ils respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel.
Dans le cas particulier où deux conjoints travaillent dans la même entreprise, le seuil s’apprécie pour chacun d’eux.
Ainsi, en cas de mariage de deux salariés travaillant dans l’entreprise, chacun étant concerné par l’événement « mariage » peut recevoir un bon d’achat de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale en franchise de cotisations et de contributions sociales.
Il en est de même en cas de naissance, pour la rentrée scolaire et pour le Noël des enfants.
Exemple Noël des salariés et Noël des enfants :
Un CE souhaite octroyer un bon d’achat de 80 € par salarié et de 110 € par enfant.
Deux salariés de l’entreprise ont un enfant commun :
Il est admis que le CE octroie à chacun des salariés un bon d’achat pour le Noël des salariés (soit au total 160 € pour les deux salariés), mais également à chacun d’eux un bon d’achat pour le Noël des enfants (soit au total 220 € pour leur enfant).
A l’instar des bons de rentrée scolaire, c’est bien le montant de chaque bon servi à chaque salarié pour son enfant, soit 110 € (et non le montant cumulé pour les deux conjoints salariés de la même entreprise – 220 €), qui est apprécié au regard du seuil de 5 % du plafond mensuel.
Est-il possible de faire directement un chèque au salarié à l’occasion d’un évènement particulier (naissance, mariage…etc.) ?
En principe non. S’il s’agit de donner une somme d’argent à un salarié pour qu’il en fasse ce que bon lui semble, à l’occasion d’un évènement du type mariage, naissance, départ en retraite, l’URSSAF redressera à coup sûr les sommes perçues par l’intéressé.
Mais s’il s’agit de rembourser simplement le salarié sur présentation d’un justificatif de dépense, à l’occasion d’un des événements figurant sur la liste des bons d’achat traditionnels (Mariage, naissance, retraite…etc.), alors l’URSSAF ne dira rien, pour autant que les conditions d’exonération applicables ont par ailleurs toutes été respectées.
2. Prestations sociales et culturelles “par nature”
Les chèques-lire, les chèques-disques, les chèques-culture ou encore les chèques vacances, sont totalement exonérés de cotisations.
L’URSSAF considère ces avantages comme des activités sociales par nature et les exonère totalement de cotisations sociales, quel qu’en soit le montant.
En quelque sorte, l’URSSAF opère une distinction nette entre les activités qui participent d’une aide à la consommation (les bons d’achat) et les activités qui participent d’une aide aux loisirs et à la culture (Les chèques lire, culture, disque, les remboursements d’abonnement à club sportif ou d’inscription à une école de musique…etc.)
Tout ce qui relève d’une aide au pouvoir d’achat, d’une aide à la consommation, est exonéré dans la limite d’un plafond au-delà duquel l’URSSAF considère qu’il s’agit d’un complément de rémunération.
Cas particulier des chèques vacances:
Si les chèques vacances sont acquis, sans intervention de l’employeur, par le seul CSE qui les attribue en fonction de critères non discriminants et connus des salariés, ces aides s’intègrent dans les activités sociales du comité et sont à ce titre exonérées de cotisations et de contributions sociales.
Il convient toutefois de prévoir un critère de différenciation sociale permettant de moduler la participation du CSE entre les différentes catégories de salariés.
Il peut s’agir du quotient familial, du nombre d’enfants à charge, de la grille des salaires applicable à l’entreprise.
1. A quelle occasion le CSE peut-il faire l’objet d’un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF du CSE est susceptible d’avoir lieu tous les 3 ans. C’est à l’occasion du contrôle effectué au niveau de l’entreprise que l’agent de contrôle de l’URSSAF demande à voir les comptes du CSE. Le contrôle porte sur les 3 exercices écoulés, plus l’année en cours.
A titre d’exemple, un contrôle effectué en 2018 portera sur les comptes 2017, 2016, 2015.
2. Est-il vrai que le contrôleur URSSAF peut sanctionner une mauvaise utilisation du budget de fonctionnement du CSE ?
Faux. Le contrôleur de l’URSSAF ne s’intéresse pas à la provenance des sommes ayant contribué au financement des activités sociales du CSE. Il s’intéresse au respect des limites et plafonds dans lesquels L’URSSAF considère que les avantages du CSE sont exonérés de cotisations sociales.
De ce point de vue, nous attirons l’attention du lecteur sur le fait que certains prestataires d’activités sociales utilisent l’argument de l’URSSAF pour persuader les élus que leur offre peut tout à fait passer sur le budget de fonctionnement du CSE. N’avez-vous jamais entendu, à l’occasion d’un salon des CE, une petite rengaine du genre « mais si vous pouvez…Aucun de nos clients ne s’est jamais fait retoquer par l’URSSAF ! » ?
Et pour cause ! Ce n’est pas dans la feuille de route du contrôleur. Ce n’est pas de sa compétence. Il n’a aucun pouvoir de sanction en la matière !
3. Qui paie les cotisations sociales en cas de redressement de l’URSSAF ? L’employeur ou le CSE ?
C’est l’employeur qui paie les cotisations en cas de redressement des prestations du CSE par l’URSSAF.
Néanmoins, il peut ensuite en demander le remboursement au CSE.
L’employeur conservera la charge des cotisations réclamées par l’URSSAF lorsque c’est le président qui avait incité le CSE à mettre en place la prestation et aux conditions ayant conduit au redressement.
Par exemple, si l’employeur demande aux élus de financer des chèques vacances en insistant pour que la même somme soit attribuée à tous les salariés, sans distinction, le redressement correspondant restera à sa charge.
Belle illustration de l’importance que revêtent les PV de réunion du CSE. Dans l’exemple ci-dessus, et à condition que les PV du CSE mentionnent la demande faite par l’employeur, il ne sera pas difficile de le mettre face à ses responsabilités en cas de redressement URSSAF.
4. Est-il possible de contester un redressement de cotisations URSSAF ?
Les exonérations de cotisations sociales appliquées par les URSSAF aux activités sociales du CSE sont des tolérances décidées par l’administration sociale elle-même. Par conséquent, ce n’est pas la loi.
En application de la loi, toutes les sommes versées aux salariés en contrepartie ou à l’occasion du travail sont soumises à cotisations.
Les avantages du CSE sont octroyés à l’occasion du travail. C’est parce que l’on est salarié de l’entreprise que l’on bénéficie des avantages du CSE.
Par définition, les avantages sociaux du CSE constituent du salaire soumis à cotisations sociales.
Inutile, donc, de contester un redressement URSSAF devant les tribunaux. Juridiquement, l’administration sociale aura toujours gain de cause.
Toutefois, il est tout à fait possible, à l’occasion d’un contrôle, de faire valoir sa bonne foi auprès de l’agent URSSAF.
Ce dernier doit en principe justifier, auprès de sa hiérarchie, de la non prise en compte de la bonne foi du contrôlé.
Dans ce cadre, un courrier circonstancié adressé à l’inspecteur de l’URSSAF suffira quelques fois à passer au travers d’un redressement.
5. Que faire en cas de doute sur la soumission d’une prestation à cotisations sociale?
Votre CSE a un doute quant à ses pratiques en matière d’activités sociales et culturelles par rapport aux règles d’exonération de cotisations de Sécurité sociale, n’hésitez pas à interroger l’URSSAF grâce à la procédure de rescrit social. Le rescrit social est un dispositif vous permettant d’obtenir une décision explicite de votre organisme de recouvrement (Urssaf ou CGSS) sur l’application, à une situation précise, de la réglementation. Depuis le 1er janvier 2016, le rescrit social a été étendu et simplifié. Désormais, la demande de rescrit social peut porter sur l’ensemble de la législation relative aux cotisations et contributions de Sécurité sociale contrôlées par ces organismes. Cette procédure est également applicable aux autres cotisations et contributions sociales contrôlées par ces organismes dès lors que leur assiette est identique à celle des cotisations et contributions de Sécurité sociale. Le rescrit social est également ouvert aux organisations professionnelles d’employeurs et aux organisations syndicales représentatives au niveau des branches professionnelles.
1. Le principe de “non discrimination”
Les activités sociales et culturelles doivent bénéficier à l’ensemble du personnel sans discrimination, c’est-à-dire sans distinction tenant à la personne, à la catégorie professionnelle, au rang social ou à l’affiliation syndicale du salarié. Le CSE ne peut pas se fonder, par exemple, sur la nature du contrat de travail ou sur l’appartenance du salarié à une catégorie professionnelle pour exclure un salarié du bénéfice d’une activité sociale et culturelle.
Les salariés en période d’essai, en préavis ou dont le contrat est suspendu (congé maternité, congé parental, longue maladie par exemple) doivent bénéficier comme tous les autres salariés des mêmes activités sociales et culturelles. Ainsi, même si un salarié est absent de l’entreprise durant une longue période, il devra toujours pouvoir bénéficier des activités sociales et culturelles mises en place dans l’entreprise, sans pouvoir en être écarté du fait de son absence. À défaut, le CSE pourra se voir attaquer pour discrimination.
Il faut cependant noter que le CSE est en droit de moduler les prestations en fonction de la situation des bénéficiaires, c’est-à-dire de leurs besoins ou de leurs revenus.
Dans cette perspective, il est possible d’utiliser comme critère de modulation les revenus, le quotient familial, l’ancienneté…
2. Cas particulier de la famille
2.1 Les familles recomposées
Il n’y a pas lieu d’écarter les enfants à charge sans lien de filiation, comme par exemple la fille d’une concubine. La pratique qui consiste à réserver le bénéfice de l’aide aux enfants directs des salariés, c’est-à-dire aux enfants inscrits sur le livret de famille du salarié, a été considérée comme discriminatoire.
2.2 Couples travaillant dans la même entreprise
Pour l’attribution de certaines prestations, que faut-il envisager lorsque des conjoints travaillent dans la même entreprise ? Faut-il prévoir que chaque conjoint bénéficie de la prestation ou seulement l’un des deux.
Cette question se pose souvent pour les prestations en faveur des enfants, par exemple pour l’attribution d’un bon d’achat de jouets pour Noël ou une aide à la rentrée scolaire.
Le comité social et économique peut décider d’attribuer :
Soit une prestation par salarié, ce qui, dans le cas de conjoints travaillant dans la même entreprise, se traduira par l’allocation de deux prestations par enfant ;
Soit un bon par enfant, ce qui se traduira par l’allocation d’un seul bon pour chaque enfant, que le conjoint travaille dans la même entreprise ou dans une entreprise extérieure.
2.3 Couples séparés (ou divorcés)
Les bénéficiaires sont les enfants fiscalement à charge de l’ouvrant-droit selon la réglementation URSSAF concernant les exonérations de cotisations sociales.
En cas de garde alternée par les 2 parents, les enfants fiscalement à charge sont considérés comme bénéficiaires pour chaque parent salarié.
Le Défenseur des Droits conseille au Comité de choisir une règle d’attribution et de demander aux salariés de produire soit un avis d’imposition, soit tous documents de nature à établir la preuve que le salarié a la charge effective de son ou de ses enfant(s) tels que : justificatif de résidence commune et permanente des enfants et parents, le cas échéant, relevé de prestations familiales reçues par le(s) parent(s) pour l’enfant/les enfants… etc..
3. Cas particulier de l’ancienneté
Le 06 mai 2014, M. Hervé Pellois s’interrogeait sur ces pratiques visant à distinguer les salariés selon leur ancienneté et leur présence effective au sein de l’entreprise (QST-AN-14-43931QE). Il avait pris pour exemple des cas précis afin de conduire le Ministre du Travail à prendre une position claire sur le sujet. À cette époque, il précisait que l’URSSAF considérait les critères tenant à l’ancienneté comme constituant une véritable discrimination.
Dans une note du 12 juillet 2016, l’URSSAF adopte une position ambiguë. Ainsi, dans cette note, il est opposé deux règles qui selon nous, sont contradictoires. L’URSSAF prévient d’une part, que le CE ne peut pas tenir compte ni de la durée contractuelle du salarié ni du nombre de jours travaillés sur l’année pour fixer ses règles. D’autre part, l’URSSAF souligne que selon elle, la condition d’ancienneté ne constituerait pas une mesure discriminatoire. Pourtant, permettre l’accès à une activité sociale en le conditionnant à une règle imposant une condition d’ancienneté du comité d’entreprise implique bien une distinction de traitement tenant à la durée effective de travail durant l’année.
En tout état de cause, il y a lieu de ne pas abuser de la condition d’ancienneté et de la limiter à un maximum de 3 mois pour les avantages du CSE les plus coûteux.
A noter que tout ce qui est billetterie devrait pouvoir bénéficier aux salariés dès leur entrée dans l’entreprise.
Discrimination
Il n’y a pas lieu d’écarter les enfants à charge sans lien de filiation, comme par exemple la fille d’une concubine, la pratique qui consiste à réserver le bénéfice de l’aide aux enfants directs des salariés, c’est-à-dire aux enfants inscrits sur le livret de famille du salarié, a été considérée comme discriminatoire. Délibération de la HALDE n° 2009-131 du 16 mars 2009.
Le comité ne peut pas choisir comme critère l’appartenance à une catégorie professionnelle : par exemple, cadre ou non-cadre. Pour la Cour de cassation, cela ne suffit pas à justifier une différence de traitement entre salariés placés dans une situation identique à l’égard de l’avantage considéré Cass.soc, 20 février 2008, 05-45.601