Réunions du CSE: Fréquence-Ordre du jour-Déroulement-PV
1. Périodicité légale des réunions
Le code du travail opère une distinction entre les entreprises de moins de 300 salariés et les entreprises de 300 salariés et plus.
Dans les entreprises inférieures à 300 salariés, les réunions ont lieu au moins une fois tous les 2 mois.
Dans les entreprises de 300 salariés et plus, les réunions ont lieu au moins une fois par mois.
A noter qu’il s’agit dans les deux cas d’une fréquence minimum. Rien n’empêche donc de prévoir un calendrier de réunions plus fourni, tenant compte, notamment, de l’ampleur des missions désormais confié au CSE.
Nous rappelons ici que les CSE ont été créés dans une volonté affichée de renforcer le dialogue social dans les entreprises. Les élus de cette instance se retrouvent de fait à devoir assumer plus de missions que les anciens CE. Comment imaginer que cela puisse de faire en se réunissant parfois moins souvent que par le passé?
2. Les réunions exceptionnelles
En dehors des réunions ordinaires, le comité est parfois amené à tenir des réunions exceptionnelles (ou extraordinaire).
Ces réunions se tiennent soit à l’initiative de l’employeur, soit à l’initiative des élus.
2.1 Réunions exceptionnelles à l’initiative de l’employeur
Elles sont souvent liées à une urgence, comme un projet de restructuration, un plan de licenciement collectif ou tout autre sujet de crise, comme la crie sanitaire du Covid19 ayant contraint les entreprises à adapter leur organisation dans une démarche de prévention des risques pour la santé des travailleurs.
Les règles de convocation et d’élaboration de l’ordre du jour de telles réunions restent les mêmes que pour la préparation d’une réunion ordinaire du CSE.
2.2 Réunions exceptionnelles à l’initiative des élus
Le président du comité doit réunir le CSE lorsque demande lui en faite par la majorité de ses membres titulaires.
A noter qu’il n’est pas juge du degré d’urgence de la demande. Il est obligé de convoquer le comité pour débattre des sujets souhaités et à une date proche de celle envisagée par les élus.
La demande de réunion extraordinaire doit être faite par écrit (un mail est parfaitement admis) et signée de la majorité des membres du comité.
Par ailleurs, l’employeur devra réunir le CSE dans les cas suivants:
A la demande d’au moins 2 de ses membres sur les sujets relevant de la santé, la sécurité et les conditions de travail.
En cas d’accident grave ou ayant révélé un risque d’accident grave pour la santé et la sécurité des travailleurs.
3. Convocation aux réunions
C’est le président qui convoque les réunions du CSE. Même s’il arrive en pratique que ce soit le secrétaire qui se charge des convocations, ce n’est absolument pas son rôle!
Quoiqu’il en soit, la responsabilité de la régularité des convocations du CSE est à la charge de l’employeur.
La convocation doit être individuelle.
Aucun formalisme n’est requis par le code du travail pour la convocation aux réunions.
Il peut s’agir d’un courrier remis en main propre contre décharge ou d’un mail avec accusé de réception.
Néanmoins, la convocation doit préciser, la date, l’heure et le lieu de la réunion.
Le fait de préciser la date de la prochaine réunion dans le PV de la réunion précédente ou d’établir un calendrier annuel ou d’organiser les réunions à dates fixes n’exonère pas le président du comité d’entreprise de son obligation de convocation.
Une convocation doit être adressée à chacun des membres du comité, titulaires comme suppléants (même si ces derniers ne participent à la réunion que lorsqu’ils remplacent un titulaire absent).
Une convocation devra également être adressée aux acteurs suivants, chaque fois que l’ordre du jour portera sur des sujets liés à la santé, la sécurité et les conditions de travail:
Le médecin du travail
L’agent de contrôle de l’inspection du travail
L’agent de la CARSAT
L’employeur est également tenu de leur communiquer le calendrier annuel des réunions du CSE consacrées à la santé au travail, ainsi que de leur confirmer par écrit, et 15 jours avant, que la réunion se tiendra bien à la date prévue.
Voir liste des participants à une réunion CSE consacrée à la santé au travail
Certaines personnes extérieures au comité peuvent également être invitées à participer à des réunions spécifiques.
Les conseils de l’employeur ou ceux du CSE, par exemple.
Les invités de la direction nécessitent un accord préalable de la majorité du CSE.
Les invités du CSE, exception faite des personnes venant présenter un rapport dans le cadre d’une expertise légale (Expert-comptable ou expert en santé au travail, par exemple) ne peuvent participer à une réunion que si l’employeur est d’accord.
4. La planification des réunions
Le code du travail prévoit qu’au moins 4 des réunions annuelles du CSE doivent comporter un volet de l’ordre du jour consacré aux questions relatives à la prévention des risques professionnels.
Idéalement, ces réunions devront suivre la périodicité trimestrielle des inspections de terrain du CSE (ou de la commission santé) destinées à l’identification et à l’évaluation des risques dans les différentes unités de travail de l’entreprise.
Le code du travail prévoit également (sauf accord dérogatoire) 3 consultations annuelles:
Consultation sur la situation économique et financière
Consultation sur les orientations stratégiques
Consultation sur la politique sociale
Afin de gagner en efficacité, en cohérence et en crédibilité, il est essentiel que les élus s’organisent et proposent un agenda social adapté à chaque entreprise. Il s’agit de planifier le travail du comité dans le but de parvenir à un dialogue social constructif autour des questions liés à l’emploi, aux salaires, à la formation et aux conditions de travail.
5. Réunions sur site ou par visio-conférence?
Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.
Lorsque le comité social et économique est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret en application des dispositions de l’article L. 2315-4, le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
1. Une élaboration conjointe
L’élaboration de l’ordre du jour de chaque réunion du CSE repose sur le principe d’une co-rédaction par le secrétaire du comité et son président (ou son représentant).
1.1 La nécessité d’un accord
Un accord sur l’ordre d’examen des questions doit également être trouvé, ordre que le président ne pourra modifier unilatéralement lors de la réunion.
L’ordre du jour doit contenir toutes les questions qui seront débattues au cours de la réunion, notamment celles qui sont soumises à consultation et avis.
Une fois établi, il n’est plus possible de modifier quoi que ce soit, ni la formulation, ni l’ordre de présentation de l’ordre du jour.
Il est cependant admis que l’ordre des points puisse être inversé, avec l’accord de la majorité, lorsque, par exemple, les obligations personnelles de certains des participants l’exigent. Horaire de trains, d’avion, rendez vous médical…etc…
En cas de désaccord sur le contenu de l’ordre du jour, les questions relevant d’une information ou d’une consultation rendues obligatoires par le code du travail y sont inscrites de plein droit par le secrétaire ou le président.
2.2 Rubrique “questions diverses”
Il est de pratique courante d’ajouter une rubrique “questions diverses” à l’ordre du jour de chaque réunion. Cette rubrique doit cependant être maniée avec précaution.
Elle ne peut en aucun servir à faire passer des sujets nécessitant un débat de fond, alors qu’ils n’avaient pas été prévus à l’ordre du jour.
Les questions diverses doivent être réservées aux points de seconde zone et permettre d’évoquer des sujets annexes, de faible importance ou que l’on devra penser à inscrire à l’ordre du jour d’une prochaine réunion ordinaire ou extraordinaire.
2. Délai de transmission de l’ordre du jour
Sauf disposition plus favorable du règlement intérieur du CSE, l’ordre du jour doit être communiqué aux membres du comité au moins 3 jours avant la réunion, peu importe qu’à l’intérieur de ces 3 jours se trouvent un samedi et un dimanche.
Nous conseillons de prévoir au règlement intérieur du CSE un délai en jours ouvrés.
Idéalement, nous suggérons un délai de 15 jours précédent la date de la réunion, afin de permettre l’envoi de cet ordre du jour dans un délai raisonnable, notamment aux personnes extérieures susceptibles d’assister à la réunion (Médecin du travail, agent de contrôle de l’inspection du travail et agent de la CARSAT.)
3. La nécessité d’une réunion préparatoire
Bien que cela ne soit pas prévu par le code du travail, il est, de notre point de vue, indispensable d’organiser, avant chaque réunion ordinaire ou extraordinaire, une réunion destinée à préparer l’ordre du jour entre membres élus du CSE.
Cette réunion aura pour objet:
De faire la liste des points que les élus jugent important de débattre.
De se mettre d’accord sur le fond (Que veut-on savoir? Que veut-on obtenir ?).
De préparer sa stratégie, ses arguments par rapport aux objectifs fixés.
D’anticiper les réactions, les objections de la direction.
De fixer l’ordre des priorités.
Un ordre du jour efficace devra toujours mettre en avant les questions liées à la santé, à l’emploi, aux salaires et aux conditions de travail.
Les questions liées aux activités sociales du CSE viendront en dernier. Sur ces sujets, les élus sont les seuls décisionnaires. L’employeur ne vote pas. Par conséquent, le débat aura lieu entre élus, au moment de la préparatoire, même s’il conviendra d’officialiser les décisions prises par un vote en réunion plénière.
4. Organiser son ordre du jour
Selon nous, un ordre du jour efficace doit être construit autour des 4 attributions essentielles du CSE:
La défense des droits du salarié
La défense de l’emploi
La prévention des risques professionnels
Les activités sociales
Nous préconisons d’adopter l’ordre de présentation suivant:
Santé au travail
Emploi-situation économique de l’entreprise
Réclamations du personnel relatives au respect de leurs droits
Activités sociales du CSE
5. Déroulement d’une réunion
La réunion du CSE démarre toujours par l’approbation du PV de la réunion précédente. L’employeur donne lecture de l’ordre du jour et veille au respect de tous les points qui y sont inscrits, dans leur ordre de présentation. Il répartit la parole et veille à la sérénité des débats.
La réunion ne peut jamais être clôturée tant qu’il reste des points à l’ordre du jour.
Ainsi, le président ne peut décider de clore la séance juste parce qu’il aurait autre chose à faire, passé une certaine heure.
En revanche, les élus peuvent décider, à la majorité des présents, de reporter certains points inscrits à l’ordre du jour s’ils estiment que le temps a passé et qu’ils pourront pas être traités dans de bonnes conditions.
Selon l’importance des sujets en question, le report pourra justifier l’organisation d’une réunion extraordinaire, sans attendre la prochaine réunion plénière.
En cours de réunion, il peut arriver que les parties ressentent le besoin d’une suspension de séance. Celle peut-être initiée par l’une ou l’autre des parties sans que personne ne puisse s’y opposer.
Les élus auront utilement recours à la suspension de séance lorsque les discussions s’éloignent de la stratégie définie en réunion préparatoire, par exemple.
1. Une prérogative du secrétaire
Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire.
Cette prérogative revient au secrétaire et à lui seul. Le président ne peut imposer ses modifications au secrétaire.
La rédaction d’un procès-verbal des séances du comité est obligatoire.
Le secrétaire qui ne respecterait pas cette obligation pourrait se faire légitimement révoqué de ses fonctions et faire l’objet d’une action en délit d’entrave au bon fonctionnement du CSE de la part de l’employeur ou des autres élus.
Le CSE peut décider de déléguer la rédaction des PV de séance à un prestataire de service (rédacteur indépendant de l’entreprise).
Le président du CSE ne peut s’y opposer, le rédacteur intervenant lors des réunions est soumis aux mêmes règles de confidentialité que les élus du CSE.
Le CSE peut également légitimement décider d’enregistrer les débats, sans que le président puisse s’y opposer.
Une telle décision devra cependant faire l’objet d’un point à l’ordre du jour de la réunion et être validée à la majorité des présents.
L’enregistrement des réunions permet au secrétaire de se libérer de la prise de notes et de se concentrer sur les échanges avec la direction.
A noter que lorsque l’on enregistre les débats, il conviendra de mettre l’enregistreur sur pause dès que le président annonce qu’il va livrer des informations à caractère confidentiel.
2. Contenu du procès verbal
2.1 Ce que dit la loi
A défaut d’accord, le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. Un accord entre le CSE et l’employeur peut fixer une autre règle.
2.2 Ce que nous conseillons
La question du procès verbal renvoie pour nous à celle de son utilité, de sa fonction.
Le procès verbal fait foi des éléments qu’il rapporte jusqu’à preuve du contraire.
Par conséquent, le PV ne doit pas être considéré comme un document consensuel, une sorte de compromis sur la réalité de ce que les uns ou les autres auraient vécu en réunion.
Le PV doit être la seule traduction de ce que les élus, dans leur majorité, ont entendu et compris. Peu importe que le président soit d’accord ou pas.
En cas de conflit d’interprétation, le secrétaire notera simplement les remarques du président, mais sans changer la version officielle des élus.
Pourquoi dit-on que le PV fait foi jusqu’à preuve du contraire des éléments qu’il rapporte? Tout simplement parce que la jurisprudence lui confère une valeur officielle. Tout ce qu’il mentionne est censé être le fruit de la vérité.
Si le secrétaire prend l’habitude de gommer les aspérités, de changer les mots qui fâchent, il s’oblige, devant un juge ou devant l’inspecteur du travail,le cas échéant, à devoir prouver ce qu’il n’a pas écrit mais qui a été dit.
Plus qu’un résumé des discussions menées pendant la réunion, le procès-verbal doit, selon nous, prendre la forme d’une synthèse détaillée.
Cette synthèse doit permettre au lecteur qui n’a pas participé à la réunion d’en ressentir l’ambiance, d’en comprendre les enjeux et les positions de chacune des parties, direction et membres élus.
2.3 Traitement des informations confidentielles
Les membres élus du CSE sont tous tenu par une obligation de discrétion. En application de ce principe, tout ce qui est annoncé comme confidentiel par le président au cours de la réunion doit le rester.
Toutefois, il convient de s’entendre sur cette notion de “confidentialité” des informations livrée en réunion.
2.3.1 Qu’est-ce qu’une information confidentielle?
Au delà du principe posé par la loi, remarquons qu’aucune définition de la confidentialité d’une information n’a été donnée à ce jour, ni par le code du travail ni par la jurisprudence.
C’est à l’employeur qu’il appartient d’établir en quoi les informations transmises aux membres du CSE revêtent un caractère confidentiel.
L’employeur pourrait ainsi apporter aux mandats des élus une atteinte manifestement excessive en plaçant, non pas seulement la majeure partie
, mais l’ensemble des projets sous le sceau de la confidentialité et de la discrétion.
Il convient donc de considérer qu’une information n’est vraiment confidentielle que si sa divulgation prématurée est susceptible de porter préjudice à l’entreprise. C’est la dessus que l’employeur devra s’expliquer.
S’expliquer c’est:
›Démontrer que si l’information est divulguée au sortir de la réunion, cela causera un préjudice à l’entreprise.
›C’est aussi définir la durée pendant laquelle cette information doit rester secrète.
Les questions d’emplois ne sauraient rester du domaine du confidentiel, sauf à entraver l’action des représentants du personnel face aux restructurations.
Les questions de réorganisation de l’entreprise avec un déménagement de locaux de travail susceptible d’entraîner des licenciements économiques, par exemple, ne sauraient faire partie des informations étant réellement confidentielles.
2.3.2 Les informations confidentielles doivent-elles être évacuées du procès-verbal?
Deux cas de figure doivent être distingués:
√ Le procès verbal affiché (ou diffusé auprès du personnel par tout autre moyen)
La version du procès verbal que l’on affiche doit être expurgée des informations données comme confidentielles en réunion.
√ Le procès-verbal archivé
Dans la version archivée du procès-verbal, rien ne s’oppose à ce qu’il soit fait mention des informations livrées comme confidentielles au cours de la réunion.
Au contraire! Nous conseillons de les y intégrer, car si les CSE doit un jour saisir la justice, ou solliciter l’aide de l’inspection du travail, ces autorités extérieures auront ainsi tous les éléments en leur possession pour trancher un différent entre le CSE et la direction.
4. Délai d’élaboration du procès-verbal
Le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité social et économique dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion.
Un accord peut définir un délai différent.
Dans le cadre d’une consultation sur un projet de licenciement collectif pour motif économique, le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité dans un délai de trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours, avant cette réunion. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d’un jour.
5. Validation et diffusion du procès verbal
Le code du travail dispose que pour être affiché, le procès-verbal doit préalablement être adopté.
Cette adoption se fait à la majorité des titulaires présents.
Le PV est ensuite signé par le secrétaire.
La signature du président n’est pas requise.
Cette adoption, cette validation du PV se fait au démarrage de la réunion plénière suivante.
Que faire en attendant? Doit-on s’interdire de communiquer avec le personnel que l’on représente?
Non!
S’il est interdit de communiquer une version officielle du PV avant qu’il ait été validé en séance, il n’est pas interdit de communiquer avec le personnel en sortant de réunion. Les membres élus du CSE ont un devoir d’information à l’égard des salariés.
Nous conseillons pour cela d’établir, dans les heures qui suivent chaque réunion, un simple compte-rendu (ou flash infos) diffusé par voie d’affichage ou par tout autre moyen approprié. Ce flash infos n’ayant qu’une valeur informative et non juridique, comme peut l’avoir le PV officiel de la réunion.
Fréquence des réunions
Réunions par visio-conférence
Ordre du jour
Le secrétaire ne peut s’opposer aux points que le président souhaite inscrire à l’ordre du jour Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 13 février 2013, 11-26.783
L’ordre du jour doit être signé du secrétaire et du président Cour de Cassation du 25 juin 2003 N°01-12990 .
L’ordre du jour est obligatoire. On ne peut débattre d’une question que si elle figure à l’ordre du jour Cass. soc., 9 juill. 1996, no 94-17.628
Procès-verbal
Le procès verbal est de la seule responsabilité du secrétaire. L’employeur qui tente d’en prendre le contrôle commet le délit d’entrave Cour de Cassation, Chambre criminelle, du 1er décembre 1987, 85-96.612.
Fréquence des réunions
La majorité des membres du CSE exigée pour qu’une demande de réunion exceptionnelle soit recevable est celle des titulaires Cass. Soc. 13 février 2019 n°17-27889
L’employeur n’est pas juge de l’urgence des réunions exceptionnelles demandées par les élus Cour de cassation, Chambre criminelle, du 14 septembre 1988, 87-91.416;Cour de cassation, criminelle, Chambre criminelle, 07-80.169.